Bedrijfsvoorheffing bij ploegen- en nachtarbeid

De voorwaarden en de modaliteiten voor de vrijstelling van bedrijfsvoorheffing (BV) in geval van ploegen- en nachtarbeid geeft regelmatig aanleiding tot discussies. In een circulaire van midden november spreekt de fiscus zich uit over de zogenaamde één derde norm: die moet u voortaan altijd ‘per uur’ berekenen.

Vrijstelling van BV

De ‘vrijstelling’ van BV houdt in dat de werkgever een deel van de
bedrijfsvoorheffing die wordt ingehouden op het loon, niet moet doorstorten aan
de Schatkist. De bedrijfsvoorheffing moet wel volgens de gewone regels berekend
worden en mag niet uitgekeerd worden aan de werknemers. 

Hoewel de BV dus niet, of niet volledig, aan de Schatkist wordt gestort, mag de
werknemer toch de volledige bedrijfsvoorheffing verrekenen in zijn aangifte in
de personenbelasting.

Voorwaarden

Mits zij bepaalde voorwaarden naleven, kunnen ondernemingen waar in minstens 2
ploegen gewerkt wordt, een vrijstelling van BV genieten. Voor de vrijstelling
voor ploegenarbeid zijn de voornaamste voorwaarden dat het dus minstens twee
ploegen moeten zijn, van minstens twee personen. De ploegen doen zowel qua
inhoud, als qua omvang hetzelfde werk. Ten slotte moeten de ploegen elkaar
opvolgen, zonder onderbreking, en zonder dat de overlapping meer bedraagt dan
1/4e van hun dagtaak.

Wat de vrijstelling voor nachtarbeid betreft, eist de wet dat de werknemers hun
prestaties verrichten tussen 20 uur en 6 uur, met uitsluiting van de werknemers
die enkel prestaties verrichten tussen 6 uur en 24 uur, en van de werknemers die
gewoonlijk beginnen te werken vanaf 5 uur.

Er is nog één bijkomende voorwaarde, die zowel voor ploegen- als voor
nachtarbeid geldt: de zogenaamde één derde-norm. Om in aanmerking te komen voor
de vrijstelling moeten de betrokken werknemers gedurende ten minste één derde
van hun arbeidstijd in ploegen- of nachtarbeid zijn tewerkgesteld (art. 275(5), §
1, lid 4 WIB 1992). 

Voor het hof van beroep van Bergen kwam de vraag op welke wijze dat één derde
berekend moet worden. U zou dat cijfer in dagen kunnen berekenen, maar ook in
uren. 

In 2015 publiceerde de fiscus hierover zelf een FAQ, waarin hij meedeelde dat de
belastingplichtige werkgever dit zelf mocht bepalen. De enige beperking die er
gesteld werd, is dat éénmaal er gekozen werd voor één systeem, die methode
coherent moet worden toegepast.

Maar het hof van Bergen vond in 2020 geen wettelijke basis voor die
keuzemogelijkheid en oordeelde dat de werkgever de één derde-norm moest
berekenen op uurbasis, en niet op dagbasis.

16 november 2021

In een circulaire van 16 november 2021 past de belastingadministratie haar
houding aan het arrest van het hof van Bergen aan en staat ze vooraan alleen nog
een berekening in uren toe. De nieuwe regeling treedt onmiddellijk in werking,
maar de verplichting om altijd de één derde-norm op uurbasis te berekenen, geldt
pas vanaf 1 januari 2022. Zo krijgen de sociale secretariaten en werkgevers de
tijd om hun informaticasystemen aan te passen.

Met andere woorden: tot 1 januari 2022 behouden de werkgevers dus de keuze
tussen een berekening op dag- of uurbasis.

Concreet

De belastingadministratie geeft zelf de volgende simpele voorbeelden.
Een
werknemer heeft het volgende werkrooster: 

In week 1 werkt hij 38 uren en hij doet dat volledig in de ochtendploeg.

In week 2 werkt hij ook 38 uren, maar niet in een ploeg.

In week 3 werkt hij in totaal 38 uren en volledig in de ochtendploeg.

In week 4 werkt hij 38 uren, maar niet in een ploeg.

Deze werknemer heeft in totaal 152 uren gewerkt en daarvan heeft hij er 76 in
ploegenarbeid gewerkt. Dat geeft een verhouding van 76/152, wat één op twee is
en dus hoger dan één op drie. De werknemer voldoet aan de één derde-norm.

Stel dat de werknemer in week 3 niet in de ochtendploeg zou gezeten hebben, dan
zou je op een verhouding 38/152 komen, wat één op vier is en dan werd de één
derde-norm niet nageleefd. Er is dan geen vrijstelling van bedrijfsvoorheffing
mogelijk.